Cobrar o cliente pelos CT-es

Onde fica

Na Central de Emissão (menu Fiscal → Cargas), abra a carga e vá até a etapa Cobrança, logo depois do CT-e. Ela aparece nas cargas do fluxo Com Cobrança, que se habilita em Fiscal → Configuração Fiscal → Configuração de Cargas (depende do módulo Financeiro). No fluxo Com Canhoto, a cobrança fica na etapa Fin., depois do canhoto anexado.

Agrupada ou avulsa: qual escolher

• Agrupada (padrão): um boleto por cliente, somando todos os CT-es dele. É como se fatura embarcador que manda carga toda semana: ele recebe um documento só, não vinte.
• Avulsa: um boleto por CT-e. Serve para o cliente esporádico ou quando cada frete é pago separadamente.

Antes de gerar, a tela mostra quantos boletos vão sair e para quem. Confira ali: boleto emitido a mais significa cliente recebendo cobrança errada, não um registro que se apaga.

Quem é cobrado

É o tomador do serviço do CT-e: quem contratou o frete, que nem sempre é o remetente. O sistema usa o mesmo tomador que consta no documento fiscal, então a fatura nunca sai no nome de uma parte e o CT-e no de outra. Se o cliente ainda não estiver no cadastro financeiro, ele é criado a partir dos dados do próprio CT-e.

Regras que protegem você

• Um CT-e só é cobrado uma vez. O que já entrou numa fatura aparece marcado e fica fora do valor a cobrar. Dois cliques no botão não geram dois boletos do mesmo frete.
• Rascunho não se cobra. Só CT-e autorizado na SEFAZ entra na cobrança.
• Pagamento parcial não fecha o título. Se o cliente pagar metade, o restante continua em aberto no contas a receber.

Enviar ao cliente

Marque Enviar ao gerar para o boleto sair na hora por e-mail e WhatsApp (conforme configurado em Cobrança). A linha digitável vai no corpo da mensagem, não só no anexo: a maioria dos clientes lê no celular e digita direto no app do banco.

Cada cobrança mostra se o e-mail e o WhatsApp foram enviados. O que não foi tem botão de reenviar: assim você não precisa adivinhar se chegou.

Lembrete de vencimento

Três dias antes do vencimento (ajustável em Financeiro → Cadastros Financeiros → Cobrança Bancária), o sistema avisa o cliente sozinho, por e-mail e WhatsApp. É um lembrete por boleto. Avisar todo dia faria o cliente parar de ler justamente a mensagem que importa.

Cada cliente pode ter dias e canais próprios (só e-mail, só WhatsApp ou os dois) na aba Aviso de vencimento do cadastro em Cadastros → Clientes / Fornecedores. O WhatsApp depende de o número da empresa estar conectado em Configurações → WhatsApp e de o cliente ter telefone no cadastro. Sem um dos dois, o aviso sai só por e-mail.

Você também é avisado: cobranças vencidas e a vencer aparecem no sino de notificações.

Quando o cliente paga

Com o aviso de pagamento ativado na configuração do banco, o título baixa sozinho assim que o pagamento é identificado. Sem ele, é preciso conferir o extrato e dar baixa à mão.

Sem convênio bancário configurado

A cobrança funciona em modo simulado: o boleto tem a mesma aparência, mas não está registrado em banco nenhum e não pode ser pago. A tela, o e-mail e a mensagem avisam isso. Serve para você percorrer o fluxo antes de ter o convênio.