Numeração de CT-e e MDF-e: por filial, por ambiente e pelo último documento

Cada CNPJ e cada ambiente têm a própria numeração

A SEFAZ controla a sequência por CNPJ emissor, série e número. Por isso cada filial tem a própria numeração de CT-e e de MDF-e, e ela fica em Fiscal → Parâmetros Fiscais, aba Por filial (CNPJ emissor).

Homologação e Produção também são sequências separadas. Os testes feitos em Homologação não consomem número de Produção, e a tela sempre diz de qual ambiente é a numeração que está mostrando. Ao mudar o ambiente da filial, a tela passa a mostrar a numeração do novo ambiente: confira antes de emitir.

Vindo de outro sistema emissor: ajuste pelo último documento

Você não precisa descobrir nem digitar o último número. Na aba Por filial, clique em Ajustar pelo último documento e informe o último CT-e ou MDF-e que aquele CNPJ emitiu no sistema anterior:

1. Cole a chave de acesso (os 44 dígitos impressos no DACTE ou no DAMDFE, abaixo do código de barras) ou envie o XML do documento.
2. Pela chave, escolha o ambiente em que o documento foi autorizado. Documento com valor fiscal é de Produção. Pelo XML, o sistema descobre sozinho.
3. Clique em Conferir documento. A tela mostra a série e o número lidos e qual será o próximo número.
4. Clique em Confirmar ajuste.

Faça uma vez para o CT-e e outra para o MDF-e. O sistema confere se a chave é válida e se o documento é mesmo do CNPJ da filial escolhida.

Dá para preparar a Produção com a filial ainda em Homologação. O ajuste é gravado no ambiente do documento. Assim, quando a filial for para Produção, a numeração já está no lugar certo.

O que o sistema faz sozinho

• Nunca reutiliza um número já gravado: a próxima emissão parte do maior número já usado naquela série e naquele ambiente.
• Nunca baixa a numeração por conta própria: um documento antigo não puxa o contador para trás.
• Ao importar o XML de um CT-e emitido pelo seu próprio CNPJ em outro sistema, a numeração daquela filial sobe até o número do documento, no ambiente dele.
• Se a SEFAZ recusar um CT-e ou MDF-e porque o número já foi usado em outro emissor, o sistema avança o número e transmite de novo, até três vezes.
• Antes de transmitir um MDF-e, o sistema consulta os manifestos em aberto do CNPJ na SEFAZ e pula os números já usados fora daqui.

Se ainda aparecer recusa por numeração

O sistema anterior provavelmente continuou emitindo depois do documento informado. Repita o Ajustar pelo último documento com o documento mais recente. Se preferir, corrija o campo Último Nº à mão na mesma tela e salve.

Fica registrado

Todo ajuste de numeração aparece em Configurações → Auditoria como Numeração ajustada, com quem fez, a filial, o ambiente e os números de antes e depois.